Niszczarki w ministerstwach? PiS może mieć poważniejszy problem: braki w dokumentach

Z licznych szkoleń urzędniczych z przeszłości w głowie została mi jedna złota zasada: “Nie chodzi o to, że jesteś niewinna, ale o to, czy masz dowody na niewinność”. Dlatego opowieści o niszczarkach papieru i twardych dysków, dzięki którym państwo PiS ma ukrywać swoje przestępstwa, wydają mi się przesadzone. Odchodząca ekipa może mieć za to inny poważny problem: brak dokumentów, które powinna mieć.

To, co się teraz dzieje i jakie to będzie miało konsekwencje w przyszłości dla konkretnych osób, wynika z generalnej zasady demokratycznego państwa prawa. Z artykułu 7 Konstytucji: “Organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa”.

• Obywatelowi wolno wszystko to, co nie jest zakazane. Jeśli przekroczył prawo, a nie ma na to dowodów, to mu się upiecze.
• Urzędnik z kolei, jeśli nie potrafi wskazać podstaw swego działania, jest w kłopotach. Brak "papieru” może się skończyć odpowiedzialnością z artykułu 231 Kodeksu Karnego za przekroczenie uprawnień.

A jako urzędnik lub urzędniczka przekraczasz uprawnienia, kiedy nie masz podstawy do działania: przepisu czy dyspozycji przełożonego. Dokumentów, które potwierdzają, że działasz właśnie “na podstawie i w granicach prawa”.

Niszczarki PiS, czyli rękopisy nie płoną

Jeśli chodzi o niszczarki, warto pamiętać też, że administracja jest cały czas cyfryzowana, więc obieg dokumentacji jest w dużej mierze elektroniczny. Większość ministerstw, kancelaria Senatu czy Prezydenta używają np. EZD – Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Są też inne systemy, które – w założeniu – mają spiąć się w całość.

Co oznacza, że większość postępowań, spraw i decyzji jest nie tylko na papierze. A jeśli jest na papierze, to nie wyklucza to kopii w różnych miejscach. Elektroniczny obieg dokumentów jest rozbudowywany od lat z założeniem, że z czasem wszystkie sprawy urzędowe będzie można załatwić za jego pośrednictwem. A obywatel będzie miał nawet wgląd do tych spraw, które go dotyczą. Nie ma więc charakteru lokalnych zapisków na dysku twardym ministra.

Takie cyfrowe systemy odtwarzają świat teczek i spraw w szafach pancernych. Ale to dzieje się w komputerach, w wewnętrznej sieci. Kiedy więc piszemy do urzędu nawet na papierze, to takie pismo zostaje na dzień dobry zeskanowane, a oryginał może sobie krążyć lub trafić do archiwum. Każda sprawa ma osobę odpowiedzialną i wszystko, co się w niej dzieje, jest rejestrowane: kto wszedł (albo kto nie wszedł, choć powinien) i co zrobił. Przekazywanie spraw działa tak jak gra w berka – oddaję ci sprawę, teraz to twoja odpowiedzialność. A system to widzi.

Skasować rzeczy z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją niby można, ale i tak zostaje po nich ślad.

Gdzie jest brakujący papier?

Przy czym w administracji nie chodzi o to, by zniszczyć trefne zapiski – ale by sprawa (“teczka”, “koszulka”) była kompletna. By na każdy ruch urzędnika była podstawa. By miał dowód, że jest niewinny.

• “Minister pani kazał? A gdzie dowód?",
• „Premierka zakazała publikacji wyroku TK? Ustnie?”,
• “To wynik rozstrzygnięcia postępowania konkursowego? A gdzie jest jego dokumentacja?”,
• “Gdzie dokumentacja do tego postępowania?”.

Oczywiście nie jest tak, że wszędzie i zawsze kompletności spraw się pilnuje

• Są sprawy, gdzie taka niedbałość ujdzie. Podstawą jakiegoś ruchu był mail, a nie został wciągnięty do systemu. Skany dokumentów uzupełniane są po czasie – i daty się nie zgadzają.
• Każda instytucja ma własne reguły i kulturę organizacyjną, co na początku może kontrolera obezwładniać.
• Cześć spraw nie musi być załatwiana w EZD czy eDOK. Mogą być sprawy załatwiane tylko na papierze.

Ale decyzja o wyjęciu czegoś z elektronicznego obiegu musi zapaść w urzędzie na wysokim szczeblu. Tego nie może sobie postanowić urzędnik, “bo tak woli”. Teoretycznie przy sprawach papierowych jest miejsce dla niszczarek. Można niszczyć dokumentację na najwyższym szczeblu.

Nie da się bowiem np. wydać pieniędzy publicznych bez odnotowania tego w systemie.

Żaden księgowy na coś podobnego sobie nie pozwoli: wydać pieniądze publiczne w słusznej sprawie bez właściwej podstawy prawnej to gorsza zbrodnia niż wydać je bez sensu, ale z odpowiednim uzasadnieniem. To oznacza, że dokumentacja finansowa będzie raczej kompletna, a na jej podstawie można odtwarzać decyzje polityczne. Zwłaszcza że nowa władza dostanie przewodników po tym gąszczu spraw.

Brakujące trefne dokumenty znajdą się zapisane na czyimś pulpicie albo pieczołowicie wydrukowane i bezpiecznie przechowane. Dekretacje na papierze bez odpowiedników w systemie elektronicznym zachowają się w nieoczekiwanych miejscach. Znajdą się notatki o tym, "jak minister kazał”. Albo – co gorsza – “jak kazał” ważny ktoś, kto nie pracował nawet w tym ministerstwie.

Pamiętajmy też, że nawet jeśli coś jest prowadzone “na papierze”, to nie znaczy, że długopisem. Maile mają odbiorców.

Moja dziura to nic w porównaniu...

A jakieś z tych osób, które nie umieją odpowiedzieć na wszystkie pytania kontrolerów, naprowadzą kontrolujących na coś znacznie ciekawszego, niż brakująca dekretacja. Albo zechcą opowiedzieć “jak to było”.

Dlatego Tusk mógł tak radośnie napisać na X/Twitterze

A w tych kopiach ważne jest tak samo to, co jest, jak i to, czego brakuje. To będzie ten dymiący pistolet.

Wynik wyborów szczyty władzy zaskoczył, w miesiąc można wyczyścić tylko część dokumentacji. Zwłaszcza po ośmiu latach lekceważenia procedur nazywanego walką z “imposybilizmem”. A tak naprawdę z zasadami państwa prawa.

Niszczarki niewątpliwie utrudnią ustalenie, kto i jakie decyzje polityczne podejmował. Prokuratorzy i historycy mogą nad tym ubolewać. Samo sprawdzanie może być nieco trudniejsze. Ale to nie tak, że można zatrzeć wszystkie ślady.

Chodzi o coś więcej niż spektakularne sprawy sądowe

Do niektórych, mniej doświadczonych i mniej przewidujących urzędników może właśnie zaczyna docierać, że mają luki w dokumentacji. Że wykonywanie wyrażanej ustnie woli ministra, czy ważnego doradcy, nie było może najbardziej dalekowzrocznym posunięciem. Brakującej dokumentacji nie odtworzą. Więc mogą zechcieć opowiedzieć, jak to było.

Ustalenie, co było nie tak, będzie bardzo pracochłonne. Ważne jednak, by celem tej operacji nie były igrzyska. Celem powinno być doprowadzenie do tego, by aparat państwa zaczął znowu działać wedle reguł. To nie znaczy, że bez błędów, ale na podstawie prawa i procedur, a nie dlatego, że "minister kazał”.

Urzędnik ma działać na podstawie i w granicach prawa. To, co się teraz stanie, powinno tę wiedzę utrwalić.