Jak zatrudnić osoby, które uciekły z Ukrainy? Wszystko, co trzeba wiedzieć [10 PYTAŃ I ODPOWIEDZI]

Wielu czytelników chciałoby pomóc uchodźczyniom i uchodźcom z Ukrainy, oferując im pracę. W ostatnich dniach przedsiębiorcy, instytucje kultury, organizacje społeczne, a nawet zwykłe osoby zastanawiają się, w jaki sposób mogą legalnie zatrudnić cudzoziemców. Intuicyjnie wydaje się nam, że skoro właściwie każda osoba uciekająca przed wojną w Ukrainie przekracza bez problemu granicę, to powinny obowiązywać uproszczone procedury zatrudnienia tych osób w kraju.

Niestety, obecnie samo przekroczenie granicy przez cudzoziemca nie wystarczy, aby można było zawrzeć z nim umowę o pracę, o dzieło czy zlecenie. Od wybuchu wojny 24 lutego nie wprowadzono jeszcze żadnych nowych przepisów dotyczących podejmowania pracy przez osoby przekraczające granicę. Aktualnie obowiązują więc dotychczasowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców.

Najprawdopodobniej wkrótce procedury ulegną znacznemu uproszczeniu, ale tylko dla obywateli Ukrainy. Rząd przygotował projekt specustawy „o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa”, który 3 marca został wysłany do konsultacji. Upubliczniły go organizacje społeczne.

Autorki poradnika — aplikantka adwokacka Antonina Dębska, aplikantka radcowska Martyna Krzysztofińska oraz adwokatka Emilia Barabasz — przedstawiają wątpliwości, z którymi spotkały się dotychczas, i odpowiedzi na najważniejsze pytania.

Poniżej cały poradnik w formie pytań i odpowiedzi.

1. Czy specustawa rzeczywiście coś ułatwi? Jakie procedury mają ulec uproszczeniu w związku z zatrudnianiem cudzoziemców?

Rada Ministrów zapowiedziała stworzenie projektu ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Informacja o projekcie została dodana do Wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Projekt specustawy został udostępniony przez organizacje pozarządowe, które otrzymały go do konsultacji.

Takie przedłużenie prawa do legalnego pobytu nie dotyczy jednak osób, które złożyły lub zadeklarowały złożenie wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej (o nadanie statusu uchodźcy) oraz m.in. tych osób, które wjechały do Polski, mając już zezwolenie na pobyt czasowy, stały lub status uchodźcy.

Projekt specustawy zakłada ułatwienie procedury powierzenia wykonywania pracy tylko obywatelom Ukrainy. Jeśli pobyt takiej osoby będzie w Polsce legalny, to do powierzenia jej wykonywania pracy będzie konieczne jedynie zawarcie umowy (o pracę, zlecenia, o dzieło) i następnie powiadomienie powiatowego urzędu pracy w terminie 7 dni od podjęcia pracy przez tę osobę.

W dalszej perspektywie projekt specustawy przewiduje również udzielenie niektórym obywatelom Ukrainy zezwolenia na pobyt czasowy, ale nie wcześniej niż przed upływem 9 miesięcy od dnia wjazdu do Polski. Osoby, którym zostanie udzielone takie zezwolenie, będą uprawnione do wykonywania pracy w Polsce bez zezwolenia na pracę (w innym trybie niż powierzenie wykonywania pracy).

2. Chcę zatrudnić osobę, która uciekła z Ukrainy przed wojną. Czy robić to teraz, czy czekać do wejścia w życie specustawy?

W obecnej sytuacji, jeśli taka osoba ma obywatelstwo ukraińskie, to najlepszym rozwiązaniem będzie zaczekanie do momentu wejścia w życie specustawy, co pozwoli na skorzystanie z uproszczonej procedury powierzenia pracy. Szacuje się, że ustawa powinna zostać przyjęta na najbliższym posiedzeniu Sejmu (8-9 marca) i niedługo potem wejdzie w życie.

Jeśli sytuacja jest pilna i nie można czekać, to do wykorzystania są dotychczasowe procedury. Jest ich wiele. Najbardziej powszechną jest ta zmierzająca do uzyskania zezwolenia na pracę oraz znacznie szybsza i łatwiejsza tzw. procedura oświadczeniowa. Piszemy o niej niżej.

Zatrudnienie osób z innym obywatelstwem nadal ma odbywać się na podstawie dotychczasowych przepisów — w tym przypadku prawdopodobnie ma potrzeby na czekanie do wejścia w życie specustawy.

3. Nie mogę lub nie chcę czekać na specustawę albo osoba, którą chcę zatrudnić, nie ma ukraińskiego obywatelstwa. Od czego zacząć? Czy mogę zatrudnić każdego cudzoziemca, który przekroczył granicę z Ukrainą?

W obecnym stanie prawnym cudzoziemiec, który przebywa w Polsce, może legalnie pracować tylko, jeżeli spełnia jeden z warunków określonych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Są to np.: posiadanie statusu uchodźcy, posiadanie zezwolenia na pobyt stały. Pracodawca takich osób może ubiegać się o możliwość ich legalnego zatrudnienia, np. najbardziej typowego zezwolenia na pracę.

Zezwolenie na pracę nie jest jednak wymagane w ramach tzw. procedury oświadczeniowej. Jest to obecnie najsprawniejsza procedura, która pozwala na podjęcie pracy przez osoby obywatelstwa ukraińskiego, a także obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Rosji.

Niestety, nie będzie ona możliwa w każdym przypadku. Dlatego w pierwszej kolejności trzeba upewnić się, na jakiej podstawie osoba, którą chcemy zatrudnić, może przebywać na terytorium Polski – od tego będzie zależało, czy można skorzystać z procedury oświadczeniowej.

Aktualnie osoby uciekające przed wojną w Ukrainie, w tym osoby obywatelstwa ukraińskiego, przekraczają granicę z Polską przede wszystkim na podstawie:

1. ruchu bezwizowego – od 11 czerwca 2017 roku obywatele Ukrainy mogą wjeżdżać do państw obszaru Schengen bez wiz, a od 25 lutego 2022 roku do przekroczenia granicy przez obywateli Ukrainy wystarczy sam paszport biometryczny. Taka osoba może przebywać w Polsce przez 90 dni w okresie 180-dniowym. Oznacza to, że np.: osoby, które przekroczyły granicę w dniu 25 lutego 2022, mogą przebywać w Polsce do dnia 25 maja 2022. Osobie, która przebywa w Polsce w ramach ruchu bezwizowego, można powierzyć wykonywanie pracy w tzw. procedurze oświadczeniowej;
2. zgody komendanta Straży Granicznej – wszystkie osoby uciekające przed wojną w Ukrainie, w tym osoby obywatelstwa ukraińskiego nieposiadające paszportu biometrycznego, mogą uzyskać zgodę komendanta Straży Granicznej na wjazd na terytorium Polski ze względów humanitarnych na okres pobytu nie dłuższy niż 15 dni. Status tych osób w zakresie podjęcia pracy jest obecnie niejasny, ale naszym zdaniem powierzenie wykonywania pracy w tzw. procedurze oświadczeniowej nie będzie tu możliwe bez zmiany podstawy pobytu;
3. wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej (nadanie statusu uchodźcy) - jeśli osoba uciekająca przed wojną w Ukrainie złożyła taki wniosek, to ma prawo pobytu w Polsce, ale obecnie przez 6 miesięcy od złożenia wniosku nie może wykonywać pracy. Dopiero gdy osoba ta otrzyma status uchodźcy, będzie mogła legalnie wykonywać pracę w Polsce. Możliwe, że w przypadku obywateli Ukrainy zmieni to specustawa.

Są jeszcze inne możliwości wjazdu, ale ponieważ wymagają one spełnienia specjalnych przesłanek, istnieje małe prawdopodobieństwo, że osoby uciekające z Ukrainy wjechały do Polski na tej podstawie. Dlatego nasz poradnik będzie się skupiał tylko na tych trzech sytuacjach.

4. Osoba, której chcę dać pracę, wjechała do Polski w ramach ruchu bezwizowego, na paszport biometryczny. Czy mogę zawrzeć z nią umowę od razu?

Osoba, która wjechała do Polski na paszport biometryczny, musi spełnić określone przesłanki, aby móc legalnie pracować w Polsce. Obecnie nie możesz zawrzeć z nią od razu umowy – ani o pracę, ani o dzieło czy zlecenie. Żeby zawrzeć jakąkolwiek umowę, musisz najpierw zadbać, aby osoba mogła legalnie podjąć pracę.

Wkrótce, jeśli specustawa wejdzie w życie takim kształcie, jak upubliczniony przez organizacje projekt, wobec obywateli Ukrainy nawet ona nie będzie potrzebna. Jeśli jednak nie możesz lub nie chcesz czekać, albo osoba, którą chcesz zatrudnić, nie jest obywatelem Ukrainy, możesz rozpocząć procedurę oświadczeniową.

Procedura oświadczeniowa obejmuje wyłącznie obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy lub Rosji. Po zakończeniu tej procedury sukcesem można powierzyć cudzoziemcowi pracę na okres nie więcej niż 12 miesięcy i nie może to być praca sezonowa. Polega ona na złożeniu oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi i uzyskaniu wpisu oświadczenia do ewidencji. Oświadczenie składa osoba lub podmiot chcący zaangażować cudzoziemca do wykonywania pracy, za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl

Należy wybrać zakładkę „zatrudnianie cudzoziemców”, następnie „oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi” i kolejno formularz PSZ-OPWP „oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi”. Nastąpi wówczas rozpoczęcie nowej sprawy i przy kolejnych etapach wypełniania formularza pojawią się odpowiednie zakładki do uzupełnienia przez składającego.

W związku z sytuacją pandemiczną całość procedury odbywa się elektronicznie. Przedsiębiorca składający oświadczenie powinien opatrzyć zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

W oświadczeniu trzeba uwzględnić w szczególności:

• stanowisko/rodzaj wykonywanej pracy;
• symbol PKD działalności podmiotu powierzającego (gdy prowadzisz działalność gospodarczą — odpowiedni dla tej działalności, a w przypadku gdy jesteś osobą fizyczną, która zamierza zatrudnić cudzoziemca na potrzeby gospodarstwa domowego, musisz wskazać kod PKD 9700Z, tj. gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników;
• rodzaj umowy: umowa o pracę/umowa zlecenia/umowa o dzieło i wymiar czasu pracy (etat/liczba godzin);
• wysokość wynagrodzenia: co najmniej minimalne wynagrodzenie (etatowe/godzinowe) wynikające z przepisów; nie może być niższe niż wynagrodzenie innych osób wykonujących pracę na podobnym stanowisku lub podobny rodzaj pracy;
• okres, na jaki powierzone zostaje wykonywanie pracy.

Do oświadczenia trzeba załączyć:

• Dokument potwierdzający tożsamość osoby, której powierzamy wykonywanie pracy wraz z kopią wszystkich stron tego dokumentu
• Potwierdzenie opłaty za wpis do ewidencji oświadczeń (30 zł).

Po złożeniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi musisz poczekać z zawarciem umowy na wpis oświadczenia do ewidencji. Powinno to teoretycznie potrwać do 7 dni od chwili jego złożenia przez przyszłego pracodawcę, jeśli sprawa nie wymaga postępowania wyjaśniającego.

Co zrobić po otrzymaniu decyzji? Gdy otrzymałaś/eś wpis oświadczenia do ewidencji i cudzoziemiec podejmie pracę, musisz w terminie 7 dni poinformować Powiatowy Urząd Pracy o zawarciu umowy (o pracę, zlecenie, dzieło) i podjęciu wykonywania pracy przez cudzoziemca. Umowa musi być zawarta w formie pisemnej i zawierać wszystkie warunki z oświadczenia, które zostało wpisane do ewidencji. Umowa powinna też być przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca, jeśli nie zna on polskiego.

Uwaga! Pamiętaj, że musisz wypełnić także wszystkie obowiązki, które nakłada na Ciebie Kodeks pracy (jeśli zatrudniasz kogoś na podstawie umowy o pracę) lub Kodeks cywilny (jeśli zawierasz umowę zlecenia lub umowę o dzieło), a także przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Pamiętaj też, aby dopełnić innych formalności, np. zgłosić umowę do ZUS w terminie 7 dni od jej zawarcia.

Gdy otrzymałaś/eś wpis oświadczenia do ewidencji, ale cudzoziemiec nie podejmie pracy, musisz w terminie 7 dni poinformować Powiatowy Urząd Pracy o niezawarciu umowy i niepodjęciu wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Gdy odmówiono Ci jako powierzającemu pracę wpisu do ewidencji, przysługuje Ci prawo do odwołania. Odwołanie takie należy złożyć do ministra właściwego ds. pracy za pośrednictwem starosty, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez Ciebie decyzji odmownej. Nie musisz uzasadniać odwołania w szczególny sposób. Wystarczy wskazanie, że jesteś niezadowolona/y z decyzji.

5. Osoba, której chcę dać pracę, wjechała do Polski na podstawie zgody komendanta Straży Granicznej. Czy mogę rozpocząć procedurę oświadczeniową?

Jeżeli osoba uciekająca z Ukrainy uzyskała zgodę komendanta Straży Granicznej na wjazd na terytorium Polski ze względów humanitarnych, to okres jej pobytu w Polsce nie powinien być dłuższy niż 15 dni. Jeśli osoba jest obywatelem lub obywatelką Ukrainy, to po przyjęciu specustawy prawo pobytu przedłuży się do 18 miesięcy, a procedura podjęcia przez nią pracy będzie bardzo ułatwiona. Natomiast jeżeli osoba taka jest obywatelem innego kraju, niestety będzie musiała starać się o inną podstawę pobytu w Polsce.

Naszym zdaniem raczej nie będzie to możliwe przede wszystkim z praktycznych względów. Skoro osoba może przebywać w Polsce przez okres do 15 dni od przekroczenia granicy, a sama procedura oświadczeniowa trwa co do zasady 7 dni od dnia złożenia oświadczenia, jest mało prawdopodobne, aby cudzoziemiec bez zmiany podstawy przebywania na terytorium Polski zdążył zawrzeć umowę i wykonać powierzoną pracę. Dlatego dla tych osób kluczowe będzie uzyskanie możliwości legalnego pobytu w Polsce na innej podstawie.

6. Osoba, której chcę dać pracę, złożyła wniosek o ochronę międzynarodową i ubiega się o nadanie statusu uchodźcy. Czy mogę ją zatrudnić?

Obecnie przepisy pozwalają na zatrudnienie osoby posiadającej już status uchodźcy. Wobec tego Urząd do Spraw Cudzoziemców interpretuje je w ten sposób, że osoba, która dopiero ubiega się o status uchodźcy, nie jest jeszcze uprawniona do wykonywania pracy na terytorium Polski i nie można jej legalnie zatrudnić, nawet z wykorzystaniem procedury oświadczeniowej, dopóki tego statusu nie otrzyma.

Natomiast jeśli osoba nie ma obywatelstwa ukraińskiego, to będzie posiadała prawo pobytu w Polsce, ale przez 6 miesięcy od złożenia wniosku nie może wykonywać pracy. W tym terminie powinno nastąpić załatwienie sprawy dotyczącej udzielenia ochrony międzynarodowej (nadanie statusu uchodźcy). Jednak, jeśli sprawa nie zostanie załatwiona w ciągu 6 miesięcy, a opóźnienie nie nastąpiło z winy osoby, która ubiega się o status uchodźcy, to taka osoba może ubiegać się o wydanie zaświadczenia, które uprawni ją do wykonywania pracy na terytorium Polski.

7. Jakie reguły dotyczące zatrudnienia mają zastosowanie do cudzoziemców, którzy nie są obywatelami Ukrainy, ale też uciekli z Ukrainy przed wojną?

Zatrudnienie takiej osoby wymaga sprawdzenia zasad dotyczących zatrudniania obywateli danego państwa na terytorium Polski. Jeśli osoba jest obywatelem państwa, które należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (w tym Unii Europejskiej), to jej sytuacja jest ułatwiona, ponieważ ma uprawnienie do wykonywania pracy w Polsce. W innym wypadku osoba taka będzie musiała zalegalizować swój pobyt i uzyskać uprawnienie do wykonywania w Polsce pracy. Tylko jeżeli jest obywatelem Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Rosji, będzie mogła skorzystać z tzw. procedury oświadczeniowej.

Natomiast osoby, które złożyły wniosek o objęcie ochroną międzynarodową (nadanie statusu uchodźcy) przez 6 miesięcy od złożenia wniosku, nie będą mogły podejmować pracy niezależnie od obywatelstwa (chyba że mają obywatelstwo ukraińskie i treść projektu specustawy nie ulegnie zmianie przed jej uchwaleniem).

8. Nie jestem przedsiębiorcą, ale chcę pomóc. Czy mogę zatrudnić osobę, która uciekła przed wojną w Ukrainie?

Co do zasady, jeśli osoba może już legalnie wykonywać pracę na terytorium Polski, to możesz ją zatrudnić na podstawie umowy o pracę lub zawrzeć z nią umowę zlecenia lub umowę o dzieło, chociaż nie prowadzisz działalności gospodarczej. Wówczas osoba taka będzie zatrudniona na potrzeby Twojego gospodarstwa domowego.

Ten sam kod zastosuj w razie, gdy specustawa wejdzie w życie i zamiast rozpoczynać procedurę oświadczeniową, będziesz musiał/musiała tylko powiadomić urząd pracy.

9. Czy mogę zawrzeć umowę z osobą bez żadnych formalności, jeśli osoba ma certyfikat rezydencji podatkowej z innego kraju niż Polska?

Posiadanie certyfikatu rezydencji nie zwalnia z konieczności posiadania przez cudzoziemca uprawnienia do wykonywania pracy i posiadania dokumentu uprawniającego do polskiego rynku pracy (np.: zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi). Certyfikat rezydencji podatkowej jest zaświadczeniem o miejscu zamieszkania podatnika wyłącznie do celów podatkowych. Posiadanie takiego certyfikatu pozwala jedynie na skorzystanie z ulgowych zasad opodatkowania, które wynikają z umów międzynarodowych i nie ma wpływu na kwestie dotyczące legalizacji pobytu czy uprawnienia do wykonywania pracy.

10. Czy w przypadku zatrudniania osób z Ukrainy również obowiązuje RODO?

Jeśli zatrudniamy osobę obywatelstwa ukraińskiego czy też innego uciekiniera przed wojną w Ukrainie, to również jesteśmy zobowiązani do przestrzegania zasad dotyczących ochrony danych osobowych, w tym tych wynikających z RODO – i to niezależnie od tego, czy pracodawcą jest osoba fizyczna, czy przedsiębiorca lub inna instytucja. W przypadku zatrudniania cudzoziemca zakres przetwarzanych danych osobowych będzie nawet szerszy niż w przypadku osoby, która ma polskie obywatelstwo, bo przetwarzanymi danymi będą też te, które dotyczą pobytu osoby w Polsce. Przetwarzanie danych dotyczących pobytu cudzoziemca na terenie Polski, które wykraczają poza zakres określony w Kodeksie pracy, będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązku prawnego administratora, jakim jest pracodawca, w związku z odpowiednimi przepisami.