KSeF szwankuje, ale w końcu przyniesie korzyści. Prawdziwy sprawdzian jeszcze przed nami

Start systemu KSeF 2.0 przysporzył problemów księgowym i przedsiębiorcom, choć pomysł wprowadzenia systemu budzi też nadzieje. Krajowy System e-Faktur docelowo ma być obowiązkowy dla wszystkich podmiotów i osób wystawiających w Polsce faktury. Od razu będą one znajdowały się w centralnej ewidencji. Ma to ograniczyć ryzyko nieprawidłowości i uszczelnić system podatkowy.

KSeF się zatkał. Ale nie jest taki zły

W pierwszym etapie działania systemu objęte nim są tylko największe przedsiębiorstwa, i to z okresem przejściowym. Pierwsze rozszerzenie jego działania planowane jest od kwietnia. Będzie jednak obowiązywać wyłączenie osoby i podmioty wystawiające faktury o łącznej kwocie poniżej 10 tys. złotych miesięcznie. Od początku 2027 roku zniknie i ten wyjątek, a osoby uchylające się od obowiązku korzystania z KSeF mogą spodziewać się kar.

Pierwszy dzień roboczy działania systemu przyniósł przeciążenie Profilu Zaufanego i problemy z aplikacją mObywatel, za pomocą których można logować się do KSeF-u. Podatnicy, którzy chcieli skorzystać z możliwości wystawienia faktury, donosili też o problemach ze zintegrowaniem systemu z zewnętrznymi narzędziami obiegu dokumentów w firmach.

Pojawiają się jednak i głosy chwalące nowe rozwiązanie. Niektórzy przedsiębiorcy przyznają, że KSeF porządkuje rozliczenia i w końcu może ułatwić działalność gospodarczą. O zaletach wspominają też niektórzy specjaliści rynku finansowego. Według nich system, mimo początkowych trudności, może poprawić warunki prowadzenia biznesu, ułatwić dochodzenie płatności i zmniejszyć lukę VAT.

Temat podchwycili również politycy. Według posłów Konfederacji działanie systemu stoi w sprzeczności z konstytucją, KSeF wprowadza nadmierny poziom kontroli. Członkowie partii straszą też ryzykiem wycieku zgromadzonych danych. Poseł ugrupowania, Przemysław Wipler nazwał KSeF „systemem masowej inwigilacji”. Brak odpowiedniego przygotowania do startu nowego systemu rządowi zarzucają posłowie Prawa i Sprawiedliwości.

KSeF jest bezpieczny, a problemy przejściowe – przekonywali przedstawiciele resortu finansów. Pierwszego dnia do systemu wpłynęło 720 tysięcy faktur, a ok. 1,9 miliona osób uwierzytelniło się i zalogowało do systemu.

KSeF przynosi szansę na przeciwdziałanie chaosowi i uszczelnienie systemu. Przedsiębiorców czekają jednak koszty, a państwo mogło bardziej przyłożyć się do akcji informacyjnej dotyczącej startu systemu. Mówi nam o tym Leszek Lewandowicz, doradca podatkowy, Sekretarz Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

KSeF może znów się zatkać

OKO.press: Czy można w tej chwili już powiedzieć, co w KSeF-ie wyszło, a co nie?

Leszek Lewandowicz, SKwP: Początek działania systemu na razie niewiele pokazuje. KSeF rozkręca się bardzo powoli. Korzystanie z niego jest w tej chwili bardzo ograniczone, choćby dlatego, że największe firmy, które powinny wystawiać faktury poprzez KSeF od 1 lutego, wykorzystały przepisy przejściowe i dalej wystawiają faktury w sposób tradycyjny. Przykładem jest Orlen, który wystawia faktury poza KSeF-em. To powoduje, że liczba faktur, które jak na razie trafiły do KSeF-u, jest niewielka. W mediach pojawiły się informacje, że samych wejść do systemu było w pewnym momencie więcej niż faktur wystawionych przez ten system. Podatnicy w dużej części zapewne chcieli sprawdzić, jak ten system działa, ale jeszcze z niego nie skorzystali.

Sądzę, że ważnym sprawdzianem będzie 1 kwietnia, kiedy znacznie zwiększy się liczba osób zobowiązanych do wystawienia faktur przez KSeF. Na razie sam system zaczął działać zgodnie z planem, ale tam, gdzie tylko to możliwe zgodnie z przepisami, jest omijany.

Pojawiły się natomiast problemy z uwierzytelnianiem. W pewnym momencie została przekroczona liczba użytkowników profilu zaufanego i tą ścieżką nie można było wejść do systemu. To jest poważny problem. Uwierzytelnienie poprzez profil zaufany to ścieżka, którą proponuje i preferuje Ministerstwo Finansów. Pod tym względem nie rokuje to niestety dobrze.

Informatyczny system zamiast kartki i długopisu

A więc albo administracja poprawi wydajność profilu zaufanego i mObywatela, albo pierwszego kwietnia musimy przygotować się na problemy?

Zdecydowanie. Od pierwszego kwietnia nie tylko będzie zapewne więcej wejść, ale także znacząco zwiększy się liczba dokumentów w KSeF-ie. Na razie największe podmioty zgodnie z przepisami uniknęły wystawiania faktur przez system. To pokazuje, że biznes, moim zdaniem w pełni słusznie, miał wątpliwości, czy KSeF będzie odpowiednio działać.

Wydaje się Panu, że rząd robi wystarczająco dużo, żeby informować obywateli i przedsiębiorców na temat nowego systemu? Pojawia się choćby obawa co do tego, że mali przedsiębiorcy jeszcze nie są gotowi. Oni obecnie dość często wystawiają faktury wypisane długopisem.

Rzeczywiście, wszystkie faktury od 1 stycznia 2027 roku będą musiały być wystawiane poprzez KSeF i to będzie wyzwanie. Ale wracając do samej oceny działań Ministerstwa Finansów: w tej chwili nie można powiedzieć, że resort i Krajowa Administracja Skarbowa nie starają się wystarczająco dotrzeć z informacjami do przedsiębiorców. Intensywna kampania informacyjna trwa od jesieni ubiegłego roku. Nie wykorzystano szansy, jaką dawał dobrowolny KSeF działający od roku 2022. System działał, ale nie był obowiązkowy.

Ministerstwo Finansów zaczęło działać dopiero późnym latem 2025 r., pod koniec wakacji – za późno. Wcześniejsze działania były bardzo ograniczone.

Podatnicy niedoinfomowani

Ponadto do podatników nie dociera w pełni informacja, że KSeF obejmie około 3,5 miliona podmiotów, i że ten system nie obejmuje jedynie przedsiębiorców. A to sugerują chociażby grafiki pokazywane przez Ministerstwo Finansów na rządowych stronach internetowych.

KSeF to dużo większa liczba podatników, nie tylko przedsiębiorców. Pisząc o tym, że KSeF dotyczy właścicieli biznesów (przedsiębiorców), nawet tych najmniejszych, zapominamy o około milionie, półtora miliona innych podatników, którzy dzisiaj do końca nie mają świadomości, że oni również będą zobowiązani wystawiać faktury poprzez KSeF.

Czyli jest dużo niedociągnięć?

Zdecydowanie, a wiele problemów może ujawniać się po czasie, przez cały rok 2026. Ciekawie zapowiada się również rok 2027, a więc rok wyborczy. Jestem przekonany, że temat KSeF, a także innych obowiązków, które w tym samym czasie są nakładane na podatników, będzie bardzo mocno eksploatowany w kampanii wyborczej. Od 1 stycznia 2027 KSeF będzie działać w pełni, niewystawienie faktury przy użyciu systemu będzie zagrożone nałożeniem kary pieniężnej. Początek roku 2027 to będzie także okres składania struktury JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego) przez podatników podatku dochodowego, także przez osoby fizyczne. Za rok 2027 wszyscy podatnicy dokonujący jakichkolwiek rozliczeń w zakresie podatku dochodowego, z jednym wyjątkiem w zakresie niektórych organizacji pozarządowych, będą zobowiązani przesyłać struktury JPK elektronicznie do urzędu skarbowego.

Namnoży się więc obowiązków i myślę, że będzie to ważnym tematem politycznym.

Czy nie lepiej rozłożyć wprowadzanie zmian w czasie, odstąpić początkowo od karania?

Nie jestem jednym z doradców Prezesa Rady Ministrów, myślę, że to oni powinni teraz zastanawiać się nad skutkami takich zmian.

Wiele ułatwień, sporo zagrożeń

Jaki jest nastrój wśród księgowych oraz osób korzystających z państwa usług? Przede wszystkim obawy?

Wśród księgowych oczywiście widać także skrajne poglądy – zarówno bezkrytycznie pozytywne, jak i przesadnie negatywne. Moim zdaniem należy zakładać, że KSeF po dłuższym czasie powinien działać sprawnie i przyniesie na pewno wiele ułatwień w rozliczeniach księgowych i podatkowych. To jednak perspektywa nawet dwóch lat. W pierwszej kolejności widoczne są bardzo wysokie koszty wdrażania KSeF-u. Podatnicy z dużym zdziwieniem zauważają, jakie są koszty dostosowania swojego oprogramowania, a także utrzymanie jego działania na bieżąco.

Większość podatników, przede wszystkim tych większych, będzie musiała korzystać z narzędzi komercyjnych do obsługi tego systemu, a to będzie kosztować. Niekiedy może pojawić się konieczność wymiany sprzętu na dużą skalę. Duże podmioty szacują swoje koszty na poziomie nawet kilku milionów złotych.

A zatem w pierwszej kolejności chodzi o dodatkowe koszty, bardzo duży nakład pracy, wiele niejasności oraz dwutorowy obieg dokumentów, bo obok elektronicznego wciąż będzie funkcjonował papierowy.

Nie wszystko uda się na pewno załatwić KSeF-em. Głównym jego celem jest kolejne uszczelnianie systemu podatkowego, ale na koszt podatników. Jeśli jednak ktoś dotąd pracował na czarno albo w szarej strefie, nie wystawiał faktur, to z powodu KSeF-u on ich nagle wystawiać nie zacznie.