Chaos nie do przejścia. Jak rząd „ucyfrawia" wnioski o legalizację pobytu cudzoziemców

Żeby przebywać na terytorium Polski legalnie, każdy cudzoziemiec powinien zalegalizować swój pobyt. Często jest to żmudna procedura, trwająca miesiące, a nawet lata. Rząd chce ją usprawnić.

MSWiA zapowiada więc cyfryzację obsługi wniosków o legalizację pobytu cudzoziemców, co miałoby wyeliminować bariery biurokratyczne, z którymi często stykają się migranci i przyspieszyć cały proces. Próbujemy dowiedzieć się, jak wyglądają postępy i czy one są.

Moduł Obsługi Spraw

Składając wnioski o pobyt, część cudzoziemców korzysta z cyfrowego ogólnopolskiego narzędzia Modułu Obsługi Spraw (MOS). Urząd do Spraw Cudzoziemców uruchomił go pod koniec lutego 2025 roku. Jak zaznaczono, „system ma ułatwić cudzoziemcom składanie wniosków o pobyt czasowy i stały”.

MOS współfinansowany jest ze środków unijnych – Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji. Projekt usprawnienia obsługi cudzoziemców w sprawach dotyczących legalizacji pobytu miał być realizowany w okresie od 1 listopada 2018 roku do 31 grudnia 2023 roku.

Modernizacja miała odbyć się stopniowo: najpierw w ramach MOS 1.0 cudzoziemiec miał otrzymać możliwość wypełniania oraz przekazywania do wojewodów w postaci elektronicznej wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy oraz stały.

Wnioski o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE (kolejny typ zezwolenia o pobyt) w postaci cyfrowej miały być wdrożone w „ramach rozwoju modułu / wdrożenia MOS 2.0”.

Wniosków o pobyt coraz więcej

Obecnie dostępna jest wersja MOS 1.0, która pozwala na elektroniczne wypełnianie i przesłanie wniosków o pobyt czasowy oraz stały, jednak od cudzoziemca nadal wymagane jest wydrukowanie i złożenie podpisanej wersji papierowej w urzędzie wojewódzkim.

W listopadzie 2024 roku MSWiA w projekcie ustawy o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw proponowało zmienić sposób składania wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz rezydenta długoterminowego UE z formy papierowej podczas wizyty w urzędzie wojewódzkim na elektroniczną z wykorzystaniem usługi online za pośrednictwem MOS.

A jak ktoś nie ma dostępu do Komputera?

Niektóre organizacje pozarządowe oraz Rzecznik Praw Obywatelskich zwracają uwagę na to, że nie wszyscy cudzoziemcy mają kompetencje cyfrowe czy środki, żeby złożyć wniosek wyłącznie w sposób elektroniczny, dlatego proponują zostawić też możliwość złożenia pisemnej formy wniosku w urzędzie, żeby nie doszło do wykluczenia. Chociaż – jak zaznaczają eksperci – nawet to może być trudne dla cudzoziemców, którzy, zdarza się, że wysyłają nieodpowiednie wnioski do nieodpowiednich urzędów, ponieważ nie rozumieją struktury Wydziałów Spraw Cudzoziemców.

Ciekawe, że na początku 2024 roku gotowy projekt ustawy został wycofany z procesu legislacyjnego i powrócił pod koniec roku w prawie niezmienionej formie.

W uzasadnieniu projektu autorzy podkreślają:

„Proponowane zastąpienie ww. obowiązku składania wniosków w formie papierowej, osobiście w siedzibie urzędu wojewódzkiego, obowiązkiem składania ich w postaci elektronicznej jest odpowiedzią na naturalnie zachodzące zmiany zachowań osób ubiegających się o legalizację pobytu w Polsce. Usprawnienie procedur legalizacji pobytu cudzoziemców wynika również z konieczności obsłużenia wzrastającej z roku na rok liczby wniosków o legalizację pobytu w Polsce”.

Według danych Urzędu ds. Cudzoziemców np. w 2020 roku wniosków pobytowych było 280 tys., a w 2023 dwa razy więcej – 614 tys.

Miesiące i lata czekania

Z tego powodu, jak zaznacza MSWiA, „stale rośnie obciążenie wydziałów urzędów wojewódzkich, które nie są w stanie załatwiać spraw we wskazanych terminach, pomimo wzmocnień kadrowych”.

Wśród migrantów powszechne są historie o czekaniu na kartę pobytu kilka miesięcy, czy nawet lat. Wiele osób, otrzymując z takim opóźnieniem kartę z zezwoleniem na 3-letni pobyt, praktycznie musi już składać wniosek o kolejną kartę i ciągle żyje w procesie legalizacji.

Zapytaliśmy resort, od kiedy będzie możliwe złożenie wszystkich rodzajów wniosków pobytowych w systemie MOS w sposób elektroniczny, tzn. bez konieczności doręczenia do urzędu papierowej wersji wniosku.

MSWiA wyjaśnia, że projekt nowelizacji oznaczony jako UD163 jest na etapie Komisji prawniczej po Komitecie Stałym Rady Ministrów i odsyła do śledzenia prac na stronie rządowego procesu legislacyjnego.

Warto dodać, że w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego kraju, którą rząd przyjął w marcu 2022 roku, jest przepis, który pozwala urzędom na przedłużanie terminów rozpatrywania wniosków pobytowych dla cudzoziemców oraz

Z każdą nowelizacją tej ustawy ten przepis jest przedłużany (na razie do 30 września 2025 roku, natomiast wkrótce w Sejmie będzie procedowana kolejna nowelizacja, przedłużająca ten termin do 4 marca 2026 roku).

Zdaniem ekspertów jest to szkodliwe dla migrantów z innych krajów oraz Ukraińców, którzy nie są objęci ochroną czasową.

„W znaczący sposób wpływa to na sytuację prawnopobytową i życiową cudzoziemców, pozostawiając ich w stanie niepewności prawnej i ograniczając prawo do życia rodzinnego czy możliwość rozwoju zawodowego” – zaznacza Rzecznik Praw Obywatelskich w opinii przesłanej na ręce wiceministra MSWiA Macieja Duszczyka.

I dalej:

„Konsekwencją wieloletnich zaniedbań organizacyjnych i kadrowych nie powinno być odebranie cudzoziemcom przysługujących im narzędzi prawnych. Takie rozwiązanie prowadzi bowiem do utrwalenia praktyki,

a strona postępowania jest pozbawiona możliwości skutecznego dochodzenia rozstrzygnięcia sprawy”.

„To pokazuje brak sprawczości rządu w naprawianiu strukturalnych problemów związanych z legalizacją pobytu cudzoziemców. To jest brak szacunku do prawa, do dobrej administracji oraz desperacka próba przymusowego zatrzymania cudzoziemców bez prawa mobilności w Polsce” – mówi OKO.press Igor Krawetz z Fundacji Rozwoju Oprócz Granic.

Rząd chce wstrzymać rozpatrywanie wniosków o ochronę międzynarodową

Do tego wg proponowanych nowych przepisów do specustawy ukraińskiej,

W marcu 2025 roku UdsC informował, że od połowy 2023 roku zauważalny jest znaczący wzrost liczby składanych wniosków o udzielenie ochrony międzynarodowej przez obywateli Ukrainy, zwłaszcza mężczyzn (rozpatrzenie sprawy trwa ok. 15 miesięcy).

„Obawa przed mobilizacją i spełnianiem innych obowiązków obywatelskich co do zasady nie stanowią przesłanki uzasadniającej nadanie statusu uchodźcy lub udzielenie ochrony uzupełniającej” – utrzymuje Urząd.

Z tego powodu migranci, których paszporty straciły ważność i dlatego nie mogą wnioskować o kartę pobytu, znajdą się w bardzo trudnej sytuacji legalizacyjnej i będą przebywali w Polsce bezprawnie.

Portal Cudzoziemca inPOL

W województwie mazowieckim, gdzie jest najwięcej cudzoziemców (biorąc pod uwagę liczbę zezwoleń o różne typy pobytów), według Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego portal MOS został zintegrowany z lokalnym systemem inPOL. Natomiast według ekspertów zajmujących się legalizacją pobytu, w rzeczywistości tak nie jest.

Przypomnijmy, że na portalu MOS można wypełnić wnioski tylko o pobyt czasowy i stały (tj. najczęściej o pobyt z powodu polskiego pochodzenia).

„Urząd do Spraw Cudzoziemców pracuje nad udostępnieniem w przyszłości również wniosku o pobyt rezydenta długoterminowego UE. Wniosek o pobyt rezydenta długoterminowego wypełniaj tylko w systemie inPOL” – czytamy na stronie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego.

W związku z ustawą z 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach (Dz. U. poz. 619; nie jest to ta ustawa opisywana wyżej) i Rozporządzeniem MSWiA z 26 maja 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz.697) od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowy formularz wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego. Natomiast w systemie inPOL nadal można wypełnić tylko stary wniosek.

„Na umówioną wizytę przygotuj nowy formularz wniosku o pobyt rezydenta długoterminowego. Wydrukuj i zabierz nowy formularz wniosku na zaplanowaną wizytę!” – czytamy na stronie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego.

Dalej jest do pobrania nowy wzór wniosku o pobyt rezydenta długoterminowego.

„Innymi słowy, obcokrajowiec powinien wypełnić stary wniosek w systemie inPOL tylko po to, żeby zarezerwować datę wizyty. Natomiast do urzędu powinien przynieść nowy wzorzec wniosku, który został udostępniony w ostatniej chwili” – wyjaśnia Krawetz.

Dodaje, że nie wiadomo, dlaczego urząd nie może wprowadzić zmiany do systemu, a komunikat (przytoczony wyżej) o tym, że nie ma możliwości wypełnienia nowego wniosku, jest ukryty na stronie (nie ma go w „komunikatach”) – można go znaleźć tylko poprzez wyszukiwarkę.

Krawetz: „Od ponad półtora miesiąca w systemie jest stary wniosek. Biorąc pod uwagę moje doświadczenie z tym portalem, nie zostanie on zmieniony”.

Zapytaliśmy Mazowiecki Urząd Wojewódzki, który prowadzi portal inPOL, dlaczego formularz nie został zmieniony. Otrzymaliśmy odpowiedź, że „nowy formularz wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego przygotowany został w formie interaktywnego pliku PDF” i jest dostępny na stronie Urzędu.

„Wnioskodawcy wypełniają formularz PDF poza systemem inPOL oraz dostarczają do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie” – informuje OKO.press rzeczniczka wojewody mazowieckiego. Czyli na papierze.

I dodaje: „To przejściowe rozwiązanie, które zapewnia ciągłość procedur i zgodność z obowiązującymi regulacjami. Zaktualizowany formularz zostanie umieszczony w systemie inPOL przy najbliższej jego modernizacji. Na obecnym etapie nie jesteśmy w stanie wskazać dokładnego terminu wdrożenia tego rozwiązania”.

Z tego wynika, że najpierw cudzoziemiec powinien wypełnić wniosek w komputerze, wydrukować go, podpisać i złożyć w urzędzie.

System nie był przeznaczony na taką skalę migracji

„InPOL został stworzony kilka lat temu i prawie się nie zmienia od tego czasu. Czasem są wprowadzane zmiany, ale techniczne” – mówi Krawetz.

„Na przykład są trzy kolejki, do których obcokrajowcy zapisują się na złożenie wniosku. Jedna z nich – mimo że jest ogólna – w systemie jest określona jako kolejka dla rodzin z dziećmi, bo kiedyś była przeznaczona dla tej grupy. Ale teraz, z powodu niezmienionej nazwy, osoby, które rejestrują się same, bez pośredników, nierzadko myślą, że mogą przyjść z rodziną. A tak już dawno nie jest”.

I dalej:

„System jest nieprzejrzysty. Status formalny technicznego narzędzia nie jest uregulowany: załączniki wpisane w systemie inPOL bez oryginałów dostarczonych do WSC MUW nie mają żadnej wagi. Osoby z krajów z rozwiniętą administracją cyfrową nie rozumieją założeń tego systemu, a bez znajomości prawa – nie są w stanie formalnie i praktycznie samodzielnie przejść przez postępowanie. Człowiek, który podchodzi do tego portalu dosłownie, zupełnie inaczej potraktuje jego działanie, niż to jest w praktyce.

Tak jak pisaliśmy w województwie mazowieckim obcokrajowiec wypełnia wniosek w systemie inPOL i na podstawie tego umawia się na wizytę w urzędzie.

(Sposoby umówienia wizyty w urzędzie mogą się różnić w zależności od województwa. Na przykład w województwie małopolskim umówienie wizyty odbywa się przez maila).

„Złapanie terminu jest dużym wyzwaniem. Codziennie rano otwiera się rejestracja na wizyty. Trzeba szybko złapać slot czasowy i wpisać SMS-a, który osoba otrzymuje na numer zarejestrowany w tym portalu. To wyłapywanie terminu dla osób, których próbuję zapisać, czasem zajmuje mi dwa albo trzy tygodnie. Otrzymuję ok. 10 SMS-ów dziennie.

Kiedy otwierają się sloty, to w sieci społecznościowej dla osób, które śledzą rezerwację terminów przez inPOL-a siedzi dwa i pół tysiąca osób. Podejrzewam, że oni wszyscy w ciągu powiedzmy 15 minut, próbują złapać ten slot. To jest 25 000 SMS-ów. Pytanie, jaki jest koszt obsługi tego? W ciągu trzech tygodni, 15 dni roboczych 150 SMS-ów musi do mnie przyjść, żebym zarezerwował jednemu człowiekowi wizytę” – opowiada Krawetz.

Dodaje, że od połowy lipca dwuskładnikowa autoryzacja została wyłączona, co jest korzystne dla botów, które „wyłapują” dostępne terminy.

Mimo to, że system jest nieefektywny i zawiesza się w czasie rezerwacji wizyt.

„Prawdopodobnie po prostu InPOL nie jest przeznaczony dla takiej liczby odwiedzających. Stoi na słabych serwerach. Też źle działa system weryfikacji” – uważa ekspert.

Pojawia się kolejne pytanie: czy nie są zagrożone dane osobowe migrantów?

Warto dodać, że w zeszłym roku Urząd Mazowiecki zmienił sposób rezerwacji wizyt, który kilka miesięcy odbywał się za pomocą formularza online.

„Co tydzień w poniedziałek ten formularz się otwierał. Tam trzeba było wpisać podstawowe dane i to wszystko trzeba było zrobić w 3 minuty, czyli prawie na granicy możliwości. Pod koniec tygodnia osoba otrzymywała maila z informacją, czy termin wizyty został potwierdzony” – mówi ekspert.

„Formularz również się zawieszał. A Urząd ciągle wprowadzał zmiany wniosku, żeby chronić system przed botami [żeby pośrednicy nie nadużywali systemu i nie handlowali terminami]. Jednak jakoś to działało”.

W kwietniu 2025 roku Urząd wrócił do starej formy rezerwacji terminów.

„Jedyną niezmienną rzeczą jest to, że taki sposób działania systemu, nieprzejrzystość i warunkowość praktycznie uniemożliwiają zwykłemu migrantowi załatwienie sprawy samodzielnie. To zmusza do korzystania z pomocy pośrednika, bo tylko on jest w stanie połapać się, co i gdzie w systemach informatycznych jest aktualne, co działa źle, a co nie działa w ogóle – tylko pośrednik jest z tym na bieżąco” – podsumowuje Krawetz.

Przebrnięcie przez ten cały proces legalizacyjny nawet z teoretycznego punktu widzenia nie jest łatwe. Jeśli są takie problemy z tradycyjnym sposobem (albo pół elektronicznym) załatwiania spraw, to jak ma działać system cyfrowy?

Powstaje pytanie, czy to tylko nieudolność urzędów, czy świadoma polityka utrudniania życia cudzoziemcom.