Prowadzisz firmę i chcesz rozliczyć PIT-36 szybko i bez stresu? Podpowiadamy, jak to zrobić

Do końca sezonu rozliczeniowego zostały już tylko 3 tygodnie. W OKO.press staramy się ułatwić Wam spełnienie tego obywatelskiego obowiązku.

Do tej pory podpowiadaliśmy pracownikom etatowym:

• jak rozliczyć PIT-37 przez usługę e-urząd skarbowy;
• z jakich ulg warto skorzystać;
• jak odliczyć darowizny od podatku.

Tym razem przygotowaliśmy podręcznik rozliczania się dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Wilhelm Werdin z Biura Rachunkowego Ingenium podpowiada, jak rozliczyć PIT-36 szybko i bez stresu.

A my przypominamy, że także samozatrudnieni mogą przekazać 1,5 proc. podatku na organizację pożytku publicznego. Zachęcamy do przekazania go OKO.press.

Jak rozliczyć PIT-36?

Leonard Osiadło, OKO.press: Czy rozliczanie PIT-u osoby samozatrudnionej jest trudniejsze niż rozliczenie PIT-u pracownika etatowego?

Wilhelm Werdin, księgowy: PIT-37, czyli ten, który składają pracownicy etatowi, czeka już gotowy na portalu e-urząd skarbowy. Jest wypełniany na podstawie danych dostarczanych przez pracodawcę w PIT-11. Jeśli pracownik nie wprowadzi żadnych zmian, urząd skarbowy automatycznie rozliczy przygotowane już przez system zeznanie podatkowe.

Rozliczenie PIT-u 36, który składają przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczający podatek według skali podatkowej, wymaga trochę większego wysiłku. Przy samozatrudnieniu to my musimy wiedzieć, jakie przychody i koszty uzyskaliśmy w minionym roku podatkowym.

Łatwiej więc popełnić przy tym błąd.

W przypadku umowy o pracę, to po stronie pracodawcy leży obowiązek poprawnego wyliczania zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie musi się tym przejmować.

Jednak w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej tylko przedsiębiorca wie, na jakie kwoty wystawił w danym miesiącu faktury i jakie sam opłacił jako koszt. Tak więc tylko on wie, jaka zaliczka na podatek dochodowy należy się urzędowi skarbowemu.

Urząd z kolei ma informację, ile przedsiębiorca wpłacił zaliczki przez cały rok, ale nie ma pewności, czy przedsiębiorca dobrze ją wyliczył, bo nie ma bieżącego dostępu do jego faktur.

To dlatego przedsiębiorców na jednoosobowej działalności urząd skarbowy nie może automatycznie rozliczyć tak jak pracowników etatowych?

Automatyczne rozliczenie pracownika etatowego jest możliwe dzięki sporządzeniu i wysłaniu do urzędu skarbowego PIT-11 przez pracodawcę. W działalnościach gospodarczych nie istnieje taki mechanizm.

Żeby było to możliwe, to urząd musiałby otrzymywać od przedsiębiorców dane dotyczące wszystkich przychodów i kosztów potrzebnych do rozliczenia PIT. W tej chwili coś takiego jeszcze nie istnieje. Mówię „jeszcze”, bo być może niedługo to się zmieni.

Są szykowane jakieś zmiany w prawie?

Od 1 kwietnia 2026 korzystanie z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, będzie obowiązkowe dla prawie wszystkich przedsiębiorców.

To system umożliwiający wystawianie faktur ustrukturyzowanych – każda faktura wystawiona przez KSeF zostaje zachowana w jego bazie. Dzięki temu, po numerze NIP przedsiębiorcy urząd skarbowy będzie mógł uzyskać informację o wszystkich jego kosztach i przychodach.

Nie wiadomo, czy posłuży to do stworzenia zautomatyzowanego systemu wypełniania PIT-ów, jak w przypadku pracowników etatowych. Ale pojawi się taka techniczna możliwość.

PIT-36 i ulga na dziecko

To przejdźmy do rzeczy. Jakie informacje muszę mieć, żeby samodzielnie rozliczyć PIT-36?

Potrzebne będą dane o przychodach, kosztach, zaliczkach na PIT oraz składkach ZUS.

Przede wszystkim trzeba znać wartość przychodów i kosztów poniesionych przez cały rok prowadzenia działalności. W przypadku działalności prowadzonej w oparciu o skalę podatkową, czyli na tak zwanych zasadach ogólnych, takie informacje znajdziemy w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, którą mamy obowiązek prowadzić.

Dodatkowo w PIT-36 musimy podać wysokość zaliczki na podatek dochodowy należnej za dany okres – miesiąc lub kwartał roku, w zależności od tego, jak zdecydowaliśmy – oraz wskazać, ile w rzeczywistości zapłaciliśmy za dany okres.

Musimy też wiedzieć, w jakiej wysokości płaciliśmy w danym roku składki ZUS na ubezpieczenia społeczne.

Czy osoby na jednoosobowej działalności gospodarczej mogą korzystać z różnych ulg, na przykład ulgi na dziecko?

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą na zasadach ogólnych, to jak najbardziej możemy skorzystać ze wszystkich ulg dostępnych dla podatników zatrudnionych na etacie, czyli m.in. z ulgi na dziecko, na internet czy na termomodernizację. Jednak jeśli ktoś prowadzi działalność na ryczałcie albo w oparciu o podatek liniowy, to z niektórych ulg, w tym z ulgi na dziecko, skorzystać nie może.

A jeśli ktoś prowadził do tej pory działalność np. na ryczałcie, ale urodziło mu się dziecko i chciałby skorzystać z ulgi, to czy może tuż przed rozliczeniem PIT-u zmienić formę opodatkowania na zasady ogólne?

Niestety nie ma takiej możliwości. Formę opodatkowania wybiera się z góry na cały rok podatkowy. W Polsce rok podatkowy równa się rokowi kalendarzowemu. Wszystkie decyzje co do zmiany formy opodatkowania trzeba podejmować zatem na początku roku kalendarzowego – w tym roku termin ten mijał 20 lutego.

Jeśli 19 lutego podjęliśmy decyzję o zmianie formy opodatkowania, będzie ona dotyczyła roku podatkowego 2025, czyli z nowej formy opodatkowania skorzystamy składając PIT w przyszłym roku.

Jak odliczyć darowizny w PIT-36?

Czy samozatrudnieni mogą także skorzystać na odliczeniu darowizn?

Tak, tutaj wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od wybranej formy opodatkowania, mogą odliczyć od podstawy opodatkowania darowizny na cele pożytku publicznego.

Czy ma znaczenie konto, z którego były wpłacane darowizny? To powinno być konto prywatne czy firmowe?

To nie ma znaczenia. Można rozliczyć darowizny wpłacone zarówno z prywatnego, jak i firmowego konta, bo przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej nie trzeba rozdzielać majątku prywatnego od firmowego.

Czy zatem samozatrudniony przedsiębiorca może także przekazać 1,5 proc. swojego podatku?

Jak najbardziej. Procedura jest taka sama jak w PIT-37 dla osób pracujących na etacie, czyli wpisujemy numer KRS organizacji, której chcemy przekazać swój 1,5 procent.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu PIT-36

Na co uważać przy rozliczaniu PIT-u 36, żeby nie narazić się na kontrolę urzędu skarbowego?

Przede wszystkim, trzeba zebrać właściwe dane o rocznych kosztach i przychodach. Tak naprawdę najczęstszym błędem jest niewłaściwe wykazywanie należnych lub zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku.

Drugim częstym błędem jest wykazanie jako kosztu należnych składek ZUS, a nie tych, które faktycznie zostały zapłacone.

Uważać muszą też świeżo upieczeni przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, a korzystają z tzw. ulgi na start i opłacają tylko składkę zdrowotną. Wrzucanie jej w koszty to również błąd w rozliczeniu.

Czy urząd skarbowy częściej kontroluje osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą niż pracowników etatowych?

Wyrywkowe kontrole zdarzają się coraz rzadziej. Teraz urzędy skarbowe robią już raczej kontrole celowe. Czyli wiedzą, co jest nie tak, a kontrola jest tylko po to, żeby zebrać dowody.

Jednak w przypadku pracowników etatowych dla urzędu skarbowego zwykle wszystko jest jasne. Składki na bieżąco odprowadza pracodawca, w rozliczeniu rocznym raczej nie zdarzają się rozbieżności. Co najwyżej jakaś większa ulga, np. na termomodernizację w maksymalnym limicie, czyli ponad 50 tys. złotych, mogłaby zwrócić uwagę urzędników. Albo, jeśli pracownik kupuje drogie nieruchomości lub samochody, a w PIT wykazuje bardzo niskie zarobki.

Ale co do zasady, urząd skarbowy częściej interesuje się podatnikami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, bo tam niewiadomych jest więcej.

PIT-36 i kontrola urzędu skarbowego

Jeśli już urząd skarbowy zainteresuje się Państwa klientem, to czego najczęściej dotyczy kontrola?

Jeśli chodzi o rozliczenia roczne, to najczęściej były to jakieś niezgodności pomiędzy zaliczkami na podatek płaconymi w ciągu roku a rozliczeniem końcoworocznym przedstawionym w PIT.

To błędy wynikające z roztargnienia klienta, bo na przykład w którymś miesiącu zapomniał zapłacić zaliczki na podatek i pomimo zapytań z naszej strony, nie poinformował nas o tym.

Ale w takiej sytuacji urząd skarbowy najczęściej daje znać, że trzeba taki PIT skorygować i zapłacić brakujące należności wraz z odsetkami. Jeszcze nam się nie zdarzyło, żeby skarbówka ukarała któregoś z naszych klientów mandatem.

Czy większe konsekwencje grożą przedsiębiorcy za niezłożenie PIT-u w terminie, czyli do końca kwietnia?

PIT to jeden z ważniejszych raportów, jakie musi składać przedsiębiorca i powinien on być złożony w terminie. Jeśli jednak noga się nam powinie, lepiej razem z PIT-em złożyć od razu też tzw. czynny żal, który znacznie zmniejszy ryzyko poniesienia konsekwencji. W większości przypadków niewielkie spóźnienia uchodzą na sucho, jednak trzeba pamiętać, że urząd ma prawo nałożyć za to mandat w wysokości od kilkuset zł w górę.

Nie zalecam zatem testować cierpliwości urzędników. Lepiej rozliczyć się na czas.